忙しい上司のための、自分の仕事を賢く減らす方法

「上司が、自分の仕事を減らす方法」
についてお話します。

仕事って減らせば減らせほど、
魅力的な上司になれます。

いつも、どこかしら仕事に追われてて、
忙しそうにしてる上司って
なにか頼りないし、不安じゃないですか。

ゆったりしてて、どこか余裕がある方が
相談もできるし、エネルギーも感じるし、
安心できて、頼りになりますよね。

だから、上司は仕事に追われてちゃ
いけないんですよね〜。
自分の仕事を減らさなきゃいけません。

この辺りについて話した記事もあるので、
詳しくはそちらも読んで下さいね。

仕事をさぼって、部下に信頼される方法

2017.08.20

そして、今回は

「そうは言っても、じゃあ一体
どうやって仕事減らせば良いの?」

というお話をします。

仕事を減らす具体的なやり方ですね。

今回の話を聞くと、
”仕事を減らす”ということに
実際に取り組めるようになると思います。

人と違うことをする勇気を持て

大事なのは「仕事を減らすのが、
正しくて意義のあることなんだ」

と、ちゃんと腹落ちさせることです。

上司が自分の仕事を減らして、
部下やチームのための時間を確保するのが、
どれほど重要で価値があって、
レベルの高いことなのか・・・

ってこと。これまでにも話してきたので
聞いてくれた方もいるかもしれませんが、

それでもどうも、時間いっぱいタスクを
詰め込むのが好きなんですよね、多くの人が。

働いてないと罪悪感を感じるように、
どうしても会社だと特に、雰囲気もそうなっています。

実際、人と違うことをするのって、勇気がいるんです。

でも、勇気を持って、未来を信じて、
踏み出してみて下さい。
人と違うことをするのって、
本当はすごく面白いです。

脳に走る電気信号にまどわされて行動やめちゃダメ

でね、ここでちょっとだけ
”人間の脳”の話をするんですが、
脳って不思議なところがあって、
「想像」と「現実」を区別できないことがあるんです。

映画や小説を見て、
その世界観の中に入り込んだり、

人の話を聞いて、感情移入して、
自分のことのように、笑ったり、怒ったりすると思うんですが

実際に、脳ってのは、
自分とか他人とか、
現実とか想像とか、
そういうの関係なく同じように動いてるんですって。

脳の中を、電気信号が流れるんですが、
そういのがだんだん近年になって、
解明されてきたらしいです。

そう、それで、この脳の仕組みは、
「学び」に悪影響しちゃいます。

なぜかと言うと・・?

学んじゃうと、学ぶだけで
もう満足しちゃうからです。
現実と想像を区別できないから。

学んだ段階で、もう脳の中を
電気信号がピピピと流れて、
それで満足しちゃうんです。

でも本当は、現実は?
「学んで」「やらなきゃ」結果は
変わらないじゃないですか〜?

つまり、だから、
電気信号に惑わされないで、
やるようにしなくちゃいけないんですって、
(なかなか強敵ですけど。)

っていうちょっとした小話を聞いたので
お話してみました。

上司が自分の仕事を減らす2つの方法

さてさて、
上司が自分の仕事を減らす方法の全体像を
話すんですが、その方法は2つあります。

というか、”たった2つだけ”なんです。

まあ、細かいことを言い出せば、
他にもあるんですが、この2つに比べれば
些細なことなので、今から話す、この2つ
を実践していくことが重要です。

で、その2つなんですが、

  1. 誰か他の人にやってもらう
  2. やらずに捨てる

という2つです。

“今までやってた仕事を減らすために”
この2つのことをやっていきます。

1. 誰か他の人にやってもらう

1つめは、「誰か他の人にやってもらう」
という方法です。

上司の場合、
部下やチームメンバーにやってもらう
という場合が多いと思います。

自分が今までやってた仕事を、
これからは彼らに任せて、やってもらって
下さい
ということです。

これには2つメリットがあります。

  • 1つは、彼らが成長すること、
  • もう1つは、あなたが成長すること

です。

自分でやる=彼らのチャンスを奪う?

もう少し言うなら、
“部下でもできる仕事なのに、自分でやる”
というのは、イコール、
”彼らのチャンスを奪っている”
ということです。

  • 「任せられない」
  • 「教えるのも大変」
  • 「自分でやる方が早い」
  • 「あんまりやらせるのもかわいそう」

などなど、自分でやってしまうのには
なにかと理由はあると思うんですが、

そのことで、

「彼らの成長のチャンスも
奪ってしまってるのかも・・・?」

ということも考えてみて欲しいんです。

自分でやる=自分のチャンスも奪う?

そして、他の人にやってもらうことの
もう1つのメリットは、
「あなたも成長する」ってことです。

人に任せるのって大変なんですよ(最初は)

整理して、きちんと指示しないといけないから。

自分でやれば、なんとなく
ごちゃごちゃしたままできちゃう仕事も、
人に渡すとなると、そうはいきません。

だから整理する必要があるんだけど、
整理すると、自分の頭の中も整理されます。

「この仕事って、こういうことなんだ・・」
「こういう意味があるんだ・・」

とか、整理することで
色々気づけると思います。

もちろん単純に”教えるスキル”もつきます。

任せることで、自分も成長するのです。

自分でやるってことは、こんなチャンスも
逃してしまってるんですよね。

なので、できる限り、
仕事は任せるようにして下さい。

現実的なコストの話も。

単純に、同じ仕事をするなら、
給料の安い部下がやる方が
コストが掛からない・・・
みたいな現実ベースの話もあります。

2. やらずに捨てる

仕事を減らす方法の2つめは、
「やらずに捨てる」です。

今までやってた仕事も、やるのやめて、
さらに代わりに誰かにやらせたりもしない、
放置する・・・ってことですね。

実は、こっちの方がより重要です。

やらずに捨てられるような仕事なら、
そもそも人にやらしてはいけないからです。

でも、「やらずに捨てる」
そんなことが可能なのか?

・・・はい、可能です。

仕事を減らすために、まずは、
“やるべき仕事”と“やらない仕事”を、
分類します。

部屋の片付けをイメージすると分かりやすいです。

散らかった部屋をきれいにするには、
いるものといらないものを分別して、
いらないものを思い切って捨てる、

それで部屋がきれいになりますよね。

それと同じで、仕事も
いるものといらないものを分別して、
いらないものは思い切って捨てればいいんです。

いる仕事も、いらない仕事も
ぜーんぶやろうと思うから、
いつまで経っても片付かないんです。

今まであんまり「やらない」という選択肢を
考えてこなかったので、

「そんなことしたら、困るんじゃない?」

と思うかもしれませんが、
案外やる必要のない仕事って、
本当にたくさんあります。

仕事を捨てることは、
“全部の仕事を効率良く全部こなすこと”
よりも、
はるかに重要で価値が高いです。

だから本気で
”いらない仕事を捨てること”
取り組んでみて欲しいと思います。

仕事を減らす2つの方法と、取り組む順番

さてさて、仕事を減らす2つの方法

  • 1つめは、誰か他の人にやってもらう
  • 2つめは、やらずに捨てる

というお話しをしてきました。

ちなみにやる順番なんですが、
実はお話した順番とは逆で、

step1. やらずに捨てる
step2. 他の人にやってもらう

という順番です。

あくまで、やる必要がある仕事”だけ”を
他の人に任せる、
ってことですね。

整理にフセンを使うのもおすすめ

ちなみに、今回のような仕事の整理に
取り組む方法として、フセンを使うと
良いですよ。

まず、フセンの1枚1枚に、
やってる仕事を全部書き出してみて、
その中から

「捨てれるものはどれかな?」
「人に任せられるのはどれかな?」

と分類していくと、あまり頭を悩ませず、
すっきり整理できます。
ぜひ参考にしてやってみてください。

まとめ

さてさて、まとめると
今回は上司が自分の仕事を減らす方法
についてお話をしてきました。

ゆったりしてて、余裕があって、
エネルギーがある、安心感がある、
と、感じてもらうためにも上司は、
“仕事を減らすのも仕事”なんです。

そのやり方は、

  1. やらなくて良い仕事を見分けて捨てる
  2. 自分でやらずに、できる限り最大限、
    部下や他の人に任せる

ということなんだ、とお伝えしてきました。

あまり認知されてませんが、
仕事を減らすことって、上司にとって
本当に重要な仕事です。

今回のことをやれば、
自分が楽になるのもそうですが、
みんなが働きがいがあって、
働きやすい環境になるじゃないですか。

そういう環境づくりは、上司の方に
大きな比重がかかってるので、ぜひ、
今回の学んだ内容については、
実際に取り組んでみて欲しいと思います。

最初に何から始めるか?

まず、実際にフセンを取り出して、
仕事を片っ端から書き出すところから
始めてみましょう。

手を動かすと、連動して頭も働き始めます。

こういうのってやってみるのが大事です。

今ここで、やる、やらないで、あなたや
あなたのチームメンバーの3ヶ月後が
確実に違ったものになるので、

ぜひ良い3ヶ月後を迎えるためにも、
すぐに取り組んでいただけると、嬉しいです。

それでは、最後までお聞きくださり、
本当にありがとうございました。