会議を有意義に進める方法
についてお話します。
「今日の会議良かったなー」
「充実した話ができたなー」
と思うことは、さすがに
なかなか無いと思うんですが、
そんな会議をする方法についてお話します。
…
最初に、有意義な会議とは逆の
悪い会議の体験を話そうと思います。
以前会社の中で、「座談会」
という名目で30分集められて
話をする機会がありました。
その時僕は、（珍しく）会社の部署で、
月間MVPたるものを頂いたのですが、
他部門の人と一緒にインタビューを受け
それを社内報に載せる、
というのが座談会の目的でした。
で、他部署の人と話す機会も
そんなには無いし、
僕は結構楽しみにして行ったんですが、
なんと・・・・
本当に雑談だけで、30分が
終わってしまいました。
終わった感想は、
「ほとんど内容ある話してないよね？」
「会社の愚痴ばっかり
言ってる人もいたけど・・・」
「これ、社内報に載せられるの？」
といった、まあ言葉を選ばすに言うと
「ヒドイ」ありさまでした。
どうすれば実りある座談会になってたのか？
さてさて、この座談会は、
どうすればもっと実りあるものに
なっていたのか？
それを考えると、良い会議をするための
ヒントが見えてくると思います。
一番足りなかったのは、議題
だと思います。
話すテーマですね。
せっかくインタビューなんですから、
せめて質問を用意してくるとか
して欲しかった・・・^^;;;
たとえば、
- 「どんな仕事をしてるか、
簡単に教えてください」 - 「お互いに聞きたいこととか
ありますか？」 - 「仕事で工夫してることは何ですか？」
- 「何を評価されたんだと思いますか？」
- 「みんなに言いたい事ありますか？」
とか、質問なんていくらでも
用意しておけるはずなんですよね〜
それだけで、たった30分なんだから
充実した時間にできたと思います。
僕もせっかく楽しみだったのに、
残念でした。
会議に必要なものとは？
事前の質問にあたるのは、
インタビューとか座談会とかじゃなく
普段の会議だったら「議題」ですね。
あらかじめ議題を用意して
話すテーマを決めておくことです。
たとえば、僕が会議を
仕切ることもあるんですが、
僕が仕切る会議は、どんどん進みます。
普段、たくさんの会議に出てる同僚から
「にしいけんさんの会議の時間だけが有意義」
なんて言われるんですが（えっへん）
と言っても、僕は普通に当たり前に
やってるだけなので、
他の会議ってどんな会議を
してるんだろう〜・・・^^;;;;
と心配になっちゃいました。
やることは超単純
僕も別に大したことはやってなくて、
やってることは、『超単純』で
何を議論するかを、事前にある程度
決めてから参加している
というだけなんです。
ほんと事前に２、３分でも良いから、
何を議題にすると良いか？
って決めてから望むと良いですよ。
定例会議のような、毎日やるような
会議でも同じです。
必要であれば資料も用意します。
（必要最小限の簡単なものでOKです）
それだけで、時間が有意義になります。
逆にこれをやらないで出てしまう日は
僕が出てる会議でも、崩壊してしまうことも
実はあったりします。
何の話をしているか
分からなくなるんですよね〜。
それだけ大事ってことです、準備が。
なので、会議を惰性でやるのではなく
参加する人の時間を頂いてるんだと考えて
望むようにしましょう。
会社の外では当たり前だけど・・・
実は、これって会社じゃなければ
当たり前なんですよねー
たとえば、自分が開催する
セミナーや勉強会で
人を集めておいて、テーマがない
なんてありえないですから・・・^^;;;
それなのに、会社の中だと
そんな状態がまかり通ってしまうのが
ダメなのかもしれません。
社内の人同士でも、
礼を尽くす
という心構えや思いやりが
大事なのかもしれないですね。
できないわけがないですから。
会議の盛り上げ方
ここで、ちょっと会議の盛り上げ方
について話をしようと思います。
会議は、人と人とが集まってやるものです。
だから、集まらないとできないこと
をやるのが大事です。
集まらなくてもできることは、
集まらずに済ましちゃう方が
良いです。
集まらないとできないこと、
それをやるのが会議の
正しい使い方だと思います。
基本的には、大抵は
- 情報共有
- アイデアを出しあう
- レビューももらう
くらいに集約されるんじゃないでしょうか。
なので、「今日のこの会議は、
どれに当たるんだろう？」と、
意識しておくのもポイントです。
「今日の会議の目的は
アイデアを出し合うことだ！」
と分かっていたら、
- 人に話を振ってみたり、
- お題を与えてみたり、
- ブレストの道具を準備してみたり
という準備ができますからね。
アイデアを出すことが目的なのに
みんなだんまりしてる、
なんて状況になると
時間の無駄になっちゃいます。
いずれにしても、
- 目的をはっきりさせておく
- 人に話を振る
ってことなどは積極的にやってみましょう。
それが、会議ならではの意義です。
…
ちなみに無駄な会議なら、なくしてしまう
という考え方も重要です。
詳しくは、こちらの記事をどうぞ。
早く終わらせるのも大事
また、会社の会議って、
あらかじめ時間が決まってるので
時間いっぱいまでタラタラ
話そうとしてしまうことも多いですよね。
でも、さっさと切り上げて良いですよ。
それに、
30分単位とか1時間単位とかで
時間を確保してしまいますが、
短く終わるって分かってるなら、
最初から時間を短く設定しておく
のもオススメです。
15分とかでも十分。
逆に、その時間で話してしまうために
とても集中して取り組めるんです。
そのあたりも意識してみましょう
まとめ
さてさて、今回は
会議を有意義に進める方法
ということでお話をしてきました。
参考になったでしょうか？
あなたも会社などで、
いまいちな会議の時間を
過ごしてしまっていませんか？
もしそうだとしたら、今回のお話の中にも
きっと改善するために取り入れらることが
いくつか出てきたと思います。
会議の時間に限らず、
人と会って話す時間には
同じように有効なことかもしれませんしね。
- 事前に準備する、
- 目的を明確にしておく、
- 人に話を振ってみる、
- 時間を短くしてみる、
などなど、何かしらできそうなことが
見つけられたなら嬉しいです。
特に、議題を準備しておく
というのは会議を充実させるために
必要不可欠なことなので
忘れないようにしてくださいね。
ではでは、最後までお聞きくださり、
本当にありがとうございました。
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